دبیرخانه و بایگانی
نام و نام خانوادگی : خانم فاطمه نوروزی
مدرک تحصیلی : فوق دیپلم روابط عمومی
پست الکترونیکی : -
تلفن داخلی : 433 و 404
شرح خدمات :
- ثبت کلیه نامه های وارده از کلیه واحدهای دانشگاهی ، سازمان مرکزی ، مراکز آموزشی و ... و ارجاع به دفتر ریاست محترم دانشگاه و یا دفاتر معاونین در سیستم اتوماسیون اداری .
- ثبت کلیه نامه های صادره خارجی ، احکام و قراردادها در سیستم اتوماسیون اداری .
- تفکیک نامه های صادره بعد از ثبت و ممهور نمودن آنها .
- ثبت و ارسال نامه ها و محموله های پستی با سرویسهای عادی ، پیشتاز و ...
- انجام تایپ نامه های اداری
- انجام ارسال و مراسلات و نامهرسانی به کلیه دانشکدهها و ساختمانهای دانشگاه در سطح شهر .
- بایگانی احکام ، نامه های اداری ، ارزشیابی و ... کلیه کارکنان در پرونده پرسنلی نامبردگان .
- ثبت بخشنامه ها و مکاتبات اداری در سیستم اتوماسیون و بایگانی آنها در زونکنهای تعریف شده .
- پاسخگویی به مراجعین و مسئولین در امور مربوط به دبیرخانه و بایگانی .
- انجام ساير امور مربوط بر حسب تشخيص و ارجاع مقام مافوق.
اتوماسیون اداری :
به منظور تسريع در ارجاع و ارسال نامهها در دبير خانه پيگيريهاي لازم در خصوص استفاده از تكنولوژيهاي روز و نرم افزارهاي مربوطه انجام گرديد . درسيستم ياد شده هر مسئول داراي كارتابل منحصر به فرد ميباشد كه كليه نامهها و مكاتبات وي در آن قرار ميگيرد .بنابر اين هر فرد ليست نامه هاي ارسالي , دريافتي , تاخيري , پيگيري و هشدارهاي منحصر به فرد را بطور مكانيزه دارد و تمامي ارجاعات در سطح دانشگاه توسط سيستم اتوماسيون اداري انجام مي گيرد ونياز به انجام دستي ندارد. نامه هاي وارده پس از اسكن و ثبت توسط سيستم در كارتابل گيرنده نامه قرار مي گيرند و گيرنده نامه پس از اقدام مي توانند نامه رابه تمامي قسمتهايي كه مجاز است ارجاع دهد. با توجه به مديريت يكپارچه اطلاعات و پيگيري نامه ها وتاريخچه مكاتباتي هر نامه به راحتي در دسترس است.
